Systems Engineering in het hart van Amsterdam
De openbare ruimte aan de centrumzijde van station Amsterdam Centraal* wordt compleet vernieuwd. Het wordt er overzichtelijker, met minder auto’s en bussen en meer ruimte voor voetgangers en fietsers. Het realiseren van zo’n klus, in een enorm druk en relatief klein gebied, is complex en tijdrovend. Voor het projectmanagement koos de gemeente Amsterdam voor de ‘Systems Engineering’-aanpak. Technisch manager bij de gemeente Michael Prinsen en consultant Martin van de Ven (van het externe bureau How2SE) vertellen waarom deze werkwijze, in de context van het project, nu al zijn meerwaarde bewijst.
De openbare ruimte rond Amsterdam Centraal wordt een stuk overzichtelijker. Er is geen gemotoriseerd verkeer meer aan de centrumzijde van het station. De bussen en taxi's stoppen nu aan de IJzijde, waardoor bewoners en bezoekers meer ruimte hebben. De trams blijven aan de centrumzijde, maar de sporen en haltes worden wel vernieuwd en geschikt gemaakt voor langere trams en gehandicapten. Er komt meer water, met eronder een reusachtige stalling voor 7.000 fietsen, en nieuwe aanlegsteigers voor de rondvaartboten. De Westertoegang is reeds verdiept, zodat bussen gemakkelijker het centrum kunnen bereiken. De Middentoegangsbrug tussen het Stationsplein en het Damrak wordt verbreed. En het hele gebied zal er anders uit gaan zien met overal mooie materialen, zoals natuursteen en hout.
Dankzij project ‘De Entrée’ verbetert de leefbaarheid en bereikbaarheid aan de centrumzijde van het centrale station. Maar daarvoor moet veel werk worden verzet. De uitdaging: hoe bouw je al die onderdelen, op een ‘postzegel’ midden in het drukste stuk Amsterdam, terwijl het dagelijks leven door moet blijven gaan? Hoe bereik je dat de neuzen van alle betrokkenen dezelfde kant op wijzen? En hoe voorkom je dat het geheel ontaardt in een gebed zonder eind, met verschuivende deadlines en oplopende kosten?
Systematisch en haarscherp
Om die vragen te beantwoorden koos de gemeente voor het projectmanagement een moderne aanpak: Systems Engineering, “een systematische manier van werken en denken, om haarscherp in beeld te krijgen wat we willen en wat we moeten vragen aan onze aannemers”, zo zorgt technisch manager Michael Prinsen voor een eerste definitie.
Bij het werken volgens Systems Engineering krijgt de gemeente ervaren en deskundige hulp van How2SE. Martin van de Ven werkt er als senior consultant: “Een van de kernbegrippen binnen de Systems Engineering-aanpak is uiteraard ‘systeem’. Een project als dit is op zich al een systeem. Het maakt deel uit van een groter geheel, namelijk het ‘systeem’ dat wordt gevormd door de stad Amsterdam, en in het bijzonder de directe omgeving van het Stationseiland. De werkzaamheden moeten worden ingepast in die omgeving, ofwel het Stationseiland en de aangrenzende stad. Denk bijvoorbeeld aan de trams en de tramrails, de verkeerslichten en het wegennet.”
Geen magisch poeder
Om dat te bereiken, helpt werken volgens Systems Engineering bij het maken van goede afspraken en grip houden op een project. Martin: “Het gaat om afbakening, om scherpe keuzes, om heldere afspraken die niet multi-interpretabel zijn.” Michael: “Systems Engineering is geen magisch poeder dat je over een project strooit, waarna alles vanzelf goed komt. Het is een complete manier van werken. Ik zou het willen omschrijven als expliciet en traceerbaar, en het gezamenlijke, projectoverstijgende belang dienend.”
Michael zegt ook dat Systems Engineering “de pijn naar voren trekt”. “Daarmee bedoel ik dat vooral in het eerste stadium veel werk wordt verzet, om later misverstanden, vertragingen en hoge kosten te voorkomen. Een heel belangrijk onderdeel van Systems Engineering is het maken van goede afspraken met stakeholders, belanghebbenden. Die kun je bij De Entree grofweg opdelen in twee categorieën: gebruikers en beheerders. De eerste zijn onder meer GVB, NS, reizigers, rederijen, hoteleigenaars en horeca-exploitanten. De tweede zijn vooral de gemeentelijke diensten en een aantal private partijen.”
“Met alle stakeholders hebben we uitvoerig gesproken, en blijven we in gesprek, om in beeld te krijgen wat hun wensen zijn en wat zij verwachten”, gaat Martin verder. “Dit betekent uiteraard niet dat iedereen zijn zin krijgt. Maar je bouwt wel vanaf het vroegste stadium begrip en een vertrouwensband op. Dat helpt bij een goede samenwerking. Gezamenlijk breng je in kaart wat iedereen doet, wenst en nodig vindt. Vervolgens kunnen we daar bij de verdere planvorming en het opstellen van de contracten met aannemers rekening mee houden – of we zoeken naar een middenweg.”
Balans tussen afspraken en vrijheid
Bij dat alles gaat het ook om het vinden van een balans, aldus Michael, “tussen het vastleggen van afspraken en het geven van vrijheid aan de aannemer. Zoals we allemaal weten, is de tijd van de ivoren toren en het dichttimmeren van contracten voorbij. Maar anderzijds is té veel leunen op de creativiteit van de aannemer ook niet altijd wenselijk. Neem, hier, bijvoorbeeld de tijdelijke aanlegsteigers voor de rondvaartboten. De stakeholders daarbij zijn uiteraard de rederijen. Wij hebben hen gevraagd wat zij nodig hebben – hoe leggen zij aan, hoe verkopen zij hun product – en de hoofdlijnen vastgelegd. De aannemers kunnen binnen die afbakening aan de slag.”
En soms is het beter om een flink deel van het werk door de gemeente zelf te laten doen. Michael geeft weer een voorbeeld vanuit De Entree: “We hebben besloten dat een private partij prima kan zorgen voor de technische onderdelen van de verkeerslichten, maar dat wij het inregelen ervan het beste zelf kunnen doen, hier bij Verkeer en Openbare Ruimte. Daarmee sluit dit onderdeel van De Entree aan op het grotere systeem, ofwel de manier waarop de verkeerslichten in de rest van Amsterdam werken.”
Martin en Michael zeggen dat zij, nu de uitvoering van het werk op gang begint te komen, de voordelen van Systems Engineering duidelijk ervaren. “Het mes snijdt aan twee kanten. Zowel het technisch beheer als de relaties met stakeholders zijn beter dan dat ze zouden zijn zonder de toepassing van Systems Engineering. Het houdt de vaart erin en de afspraken zijn helder. Dit is de eerste keer dat we in Amsterdam op deze manier, en op deze schaal, met de aanpak werken, maar het smaakt beslist naar meer.”
Meer informatie over het project: www.amsterdam.nl/deentree
Ingenieursbureau Amsterdam
Ingenieursbureau Amsterdam is dé partner binnen de gemeente Amsterdam op het gebied van inkoop, techniek en projectrealisatie in grond, weg- en waterbouw. Het bureau beschikt over expertise op het gebied van civiele constructies, water en deltatechnologie, stedelijke inrichting en milieu, infrastructuur en verkeersadvies en project- en contractmanagement. Met grote ambitie voor de stad adviseert en stuurt Ingenieursbureau Amsterdam projecten van idee tot uitvoering.
www.amsterdam.nl/ingenieursbureau
